По опросам тружеников офиса, отсутствие «переговорок» - одна из основных проблем в организации рабочего пространства. Их не хватает и в маленьких офисах, и в больших. Как решить эту проблему, особенно если переезд невозможен? Существуют три пути: грамотное планирование, «гибкие» пространства и креативность!
Виды переговорных
Условно выделяют три вида комнат для совещаний:
- Корпоративная (в бэк-офисе) служит для внутреннего использования. Здесь уместен демократичный интерьер, часто такое пространство используют и как комнату отдыха для сотрудников.
- Общая (фронт-офис). Пространство может использоваться как для переговоров с клиентами, так и для рабочих совещаний.
- Закрытая (фронт-офис). Это VIP-зона, обычно совмещенная с кабинетом руководителя. Площадь такой комнаты может быть невелика – она предназначена для ограниченного числа персон.
Помимо этого, в офисе располагают и небольшие изолированные зоны, в которых могут пообщаться два-три человека. Однако такие пространства не предназначены для полноценных презентаций с использованием мультимедийного оборудования.
Планирование
Разумеется, при подборе нового офиса спланировать необходимое количество дополнительных комнат проще. Однако мало кто из компаний может позволить себе офис «с запасом». В итоге штат фирмы растет, а вслед за ним опять возникает дефицит переговорных.
Между тем экономия на данном пункте вносит сумятицу в офисный быт: работники вынуждены тратить свое время и время клиента на поиск свободного места для разговора. А это негативно сказывается на имидже компании и результативности труда.
Проектировщики отмечают, что «тихие» пространства в оупен-спейсах должны занимать 5-10% площади. Если предусмотреть это еще на этапе отделки, то компания получит тот самый запас, который в дальнейшем можно будет использовать для переговоров.
Гибкие решения
Разумным дизайнерским подходом стали комбинированные пространства: несколько небольших переговорных зон, отделенных мобильными перегородками, при необходимости объединяются в один большой кабинет.
Небольшие кабины без потолка, огражденные звукопоглощающими материалами, не нарушают интерьер оупен-спейса, и отлично подходят для недолгих переговоров. Такие кабины подходят и для сотрудников, которым требуется поработать в зоне акустического комфорта.
Многофункциональные пространства на данный момент - самое перспективное решение для офисов. Например, лаунж-зона, оснащенная трансформируемой мебелью, станет хорошим подспорьем при нехватке переговорных.
Креативность мышления
Электронное бронирование и журнал выдачи ключей – полезные вещи, которые помогут решить проблему нецелевого использования комнат. Однако продолжительность переговоров и совещаний часто затягивается. Вот креативные ноу-хау, которыми поделились наши коллеги:
- Ограничение во времени: комнату можно забронировать не более, чем на 30-45 минут;
- Привлечение фасилитатора – человека, который обеспечивает соблюдение правил и регламента встречи и следит за повесткой совещания;
- Минималистская обстановка. Здесь нечего разглядывать, а значит, ничего не отвлекает от сути вопроса;
- Жесткие офисные стулья, а не кресла. На таких стульях не слишком комфортно сидеть, а значит, участники обсуждения постараются побыстрее его закончить;
- И даже… полное отсутствие стульев! Согласитесь, затягивать совещание в такой ситуации никто не будет.
«Полный фарш» или компромисс?
Как должна быть оборудована переговорная комната? Это зависит от ее назначения. Понятно, что интерьер VIP-комнаты существенно отличается от интерьера корпоративной или общей переговорной. Но абстрагируясь от стиля и интерьера, в каждой зоне необходимы столы, стулья, шкаф для одежды и документов, возможно – мягкие группы и барная стойка.
Оборудование:
- Маркерная доска;
- Проектор и экран или телевизор и компьютер;
- Точка доступа Wi-Fi;
- Телефон;
- МФУ.
Для проведения семинаров, мастер-классов, презентаций эти предметы необходимы. При переговорах же с одним-двумя клиентами сотрудник может ограничиться ноутбуком и маркерной доской. Поэтому разумный компромисс между желаниями и возможностями вполне оправдан.
